SWOT-анализ: что это и как его использовать

Рассказываем, что такое SWOT-анализ компании или проекта, каковы его цели, задачи, преимущества и недостатки. А также объясняем, как интерпретировать результаты оценки.

SWOT-анализ — это оценка текущего положения компании или конкретного проекта. Его можно применять, когда нужно проанализировать организацию или продукт целиком. Также он подходит в ситуациях, когда нужно принять отдельные функциональные или стратегические решения, например при добавлении фич в приложение или при выходе на новые рынки. SWOT-анализ помогает команде посмотреть на ситуацию с разных сторон, увидеть сильные и слабые стороны, возможности, которые можно использовать для развития проекта, и риски, способные привести к его краху.

SWOT-анализ охватывает внутренние особенности проекта и внешние факторы

SWOT-анализ может принимать разные виды исходя из специфики организации или цели оценки. Однако он всегда состоит из четырёх элементов:

1. Сильные стороны. Это преимущества, которые есть у компании или проекта, например уникальные технологии, конкурентоспособная цена или качественный сервис.
2. Слабые стороны. Сюда входят проблемы, способные негативно повлиять на развитие проекта, допустим нехватка бюджета, недостаточный опыт специалистов или несовершенство программного обеспечения.
3. Возможности. Здесь имеются в виду положительные факторы, которые не зависят от команды, но могут сыграть важную роль в развитии продукта. Например, новые рыночные тренды или корректировки законов, способные открыть для проекта дополнительные возможности.
4. Угрозы. Факторы, которые также не зависят от команды, но способны отрицательно сказаться на успехе проекта. Например, набирающая обороты конкуренция, ослабление экономики или нестабильные курсы валют.

Научиться проводить SWOT-анализ организации или её отдельных проектов, а также использовать его результаты при разработке стратегии развития поможет курс «Менеджер проектов». Занятия позволят с нуля изучить различные методологии управления и освоить необходимые для работы специалиста инструменты: SQL, GanttPRO, Jira и др.

Основная цель применения SWOT-анализа — составить объективную оценку проекта или компании. Это помогает в решении нескольких задач.

● Оценка идей. Перед внедрением нового продукта или функции полезно провести SWOT-анализ, чтобы оценить возможности и риски запуска. Это позволит избежать траты ресурсов компании на реализацию идей, не имеющих перспективы, и сосредоточится на стратегиях, которые принесут организации прибыль.
● Понимание текущей ситуации. С помощью этого метода можно получить чёткое представление о преимуществах и недостатках текущих проектов, определить их точки роста и прогнозировать риски.
● Принятие обоснованных решений. SWOT-анализ даёт возможность выявить ключевые факторы успеха и «узкие места», из-за которых проект может затормозиться. Эта информация позволяет принимать решения, основанные на данных, и грамотно управлять проектами.
● Разработка стратегии. Исходя из результатов анализа можно построить эффективные планы развития, использовать имеющиеся возможности и нивелировать риски, которые несёт рынок.
● Улучшение коммуникации. SWOT-анализ упрощает обмен идеями и мнениями между сотрудниками компании, благодаря чему они лучше понимают ситуацию, а их действия становятся более согласованными.
● Отслеживание прогресса. Если проводить SWOT-анализ регулярно, можно контролировать изменения на рынке и внутри компании, а также оценивать эффективность принятых решений.

Чаще всего применение SWOT-анализа эффективно в малом и среднем бизнесе. Крупным организациям, как правило, требуются более детальные данные для всесторонней оценки, поэтому им больше подходят другие виды анализа, например PEST-анализ. Он используется для масштабного изучения внешних факторов — экономических, политических, социальных и технологических.

Разберём преимущества и недостатки SWOT-анализа, которые важно учитывать при использовании метода в компании или отдельном проекте.

Прежде всего важно сказать, что в использовании метода важен фасилитатор. Это опытный менеджер, который проведёт подготовку, будет вести обсуждение и сформулирует результаты дискуссии. От него во многом зависит эффективность SWOT-анализа.

Процесс проведения SWOT-анализа компании или проекта состоит из нескольких этапов.

Для начала фасилитатор выбирает, кто будет участвовать в проведении анализа. Как правило, в список входят 5–7 специалистов организации. К примеру, если речь идёт о новой функции продукта, стоит пригласить разработчика, product-менеджера, дизайнера и маркетолога. А в случае внедрения новой системы оплаты труда в компании — генерального директора, финансового директора, руководителей департаментов и главу HR-отдела. Главное — участники встречи должны быть напрямую связаны с объектом SWOT-анализа и обладать нужной для оценки информацией. Фасилитатору стоит заранее предупредить их о цели встречи и рассказать, как работает метод, чтобы они пришли подготовленными.

На этом этапе фасилитатор собирает данные, которые необходимо учесть в SWOT-анализе проекта: к примеру, финансовые отчёты, данные по продажам и результатам рекламных кампаний, последние изменения законодательства, информацию о конкурентах и распределении долей рынка. Для выпуска новых продуктов могут также понадобиться исследования целевой аудитории. В небольших компаниях сбор информации по разным направлениям можно поручить профильным специалистам: например, финансовые отчёты может подготовить бухгалтер, а данные по рынку и конкурентам — маркетолог. В более крупных организациях задачей может заниматься отдел аналитики.

Кроме того, фасилитатор готовит конкретные вопросы, на которые предстоит ответить команде в ходе SWOT-анализа. Они разбиваются на четыре направления: сильные и слабые стороны, возможности и риски. Ответив на них, команда получит полную картину того, что происходит внутри и вокруг проекта.

В зависимости от специфики компании или проекта вопросы фасилитатора для команды могут различаться

Это основная часть SWOT-анализа, в ходе которой участники процесса составляют матрицу — то есть записывают данные, мнения и комментарии по каждому направлению. Это поможет визуально оценить ситуацию и не упустить важные детали.
Обычно встреча длится не больше двух часов, за которые можно ответить на вопросы, составленные фасилитатором.

Как правило, обсуждение начинается с внутренних факторов. Выявить преимущества компании или проекта обычно легче всего, поэтому часто их обсуждают первыми, это позволяет участником собрания настроиться на позитивный лад. Следом нужно определить слабые стороны. При этом нужно оставаться объективными, чтобы SWOT-анализ отражал реальную картину. При обсуждении внешних факторов пригодятся данные по целевой аудитории, исследованиям рынка и конкурентов, которые заранее подготовили специалисты организации.

Если обсуждение слабых и сильных сторон, возможностей и рисков прошло эффективно, по итогам встречи получается большой список факторов по каждому из этих направлений. С одной стороны, это хорошо, ведь участники совещания подробно рассмотрели ситуацию и учли все возможные составляющие, влияющие на успех проекта. С другой стороны, с таким большим списком сложно работать.

Для того чтобы грамотно интерпретировать результаты SWOT-анализа, нужно приоритизировать факторы, то есть расположить их по степени влияния на проект в ближайшей перспективе. Причём сделать это должны все сотрудники компании, которые участвовали в обсуждении. Каждому фактору нужно присвоить рейтинг от 1 до 5: чем выше балл, тем важнее фактор для проекта, по мнению участника встречи. Следом баллы суммируются, и в матрице остаются те факторы, которые набрали наибольший рейтинг, то есть актуальны в настоящий момент. Остальные можно рассмотреть позже или учесть при проведении нового SWOT-анализа.

На основе SWOT-анализа формируется стратегия проекта или компании. Она должна учитывать возможности для развития на основе сильных сторон продукта, а также способы усиления слабых сторон и избежания рисков. При этом каждый член команды, которая участвовала в обсуждении, берёт на себя задачи по реализации стратегии. Например, юристы отвечают за то, чтобы проект соответствовал законам Беларуси, маркетологи — за его позиционирование для целевой аудитории, а разработчики — за то, чтобы функционал проекта оставался конкурентоспособным.